CreditCall und Forderungsmanagement: Wie lassen sich unbezahlte Rechnungen wirksam verhindern?
Zurück zur ListeEine der vier Abteilungen von CreditCall ist das Inkasso- oder Forderungsmanagement. Eine nützliche Option für juristische Personen für den Fall, dass die Gegenpartei eine Rechnung, Rechnung oder Rate nicht bezahlt. Der gesamte Prozess beginnt mit dem so genannten frühzeitigen Inkasso. Im Auftrag unserer Geschäftspartner nehmen wir im Rahmen des frühzeitigen Inkassos kurz vor den Fälligkeitsterminen Kontakt mit den Kunden unserer Kunden oder den Kunden unserer Kunden auf, um sie an ihre Verpflichtungen zu erinnern oder ihnen zu helfen, die Situation zur beiderseitigen Zufriedenheit zu lösen.
Juraj Balogh, Executive Director von CreditCall, wird uns jedoch erklären, was es bedeutet, was Forderungsmanagement bedeutet und wie der Prozess funktioniert.
Die Forderungsverwaltung, eine der wichtigsten Aktivitäten unseres Unternehmens, wird für viele Kunden durchgeführt. Wie unterscheiden wir zwischen verschiedenen Arten von Forderungen?
Wir unterteilen sie in zwei Sektoren.
- B2B (Business to Business) – Forderungsmanagement für juristische Personen – d.h. Unternehmen, Firmen, Institutionen
- Im Auftrag unserer Geschäftspartner kontaktieren wir deren Firmenkunden im Falle unbezahlter Rechnungen für Dienstleistungen oder Waren. Das reicht von großen Unternehmen mit einer Reihe ausstehender Rechnungen bis hin zu kleinen Unternehmen, wie z.B. Bauunternehmen, die Arbeiten für andere Unternehmen durchgeführt haben, wie z.B. die Renovierung von Räumlichkeiten. Dies ist eine mandatierte Forderungseinziehung. Sobald uns die Forderungen der Schuldner unserer Kunden übergeben werden, beginnen wir sofort mit der außergerichtlichen Beitreibung, die schriftlich, telefonisch oder persönlich erfolgt. Um die Schuld zu begleichen, schließen wir mit dem Schuldner ein Schuldanerkenntnis oder einen Rückzahlungsplan ab. Wenn wir die Forderung nicht außergerichtlich eintreiben können, empfehlen wir unseren Partnern auf der Grundlage der erhaltenen Informationen eine Vorgehensweise.
- B2C (business to customer) – Forderungseinzug beim Endverbraucher, d.h. bei Schuldnern wie z.B. Krankenkassen, Versicherungen, Banken – bei Nichtzahlung von Krediten, etc.
- So arbeiten wir beispielsweise mit den Krankenversicherungen Dôvera und Union zusammen und bearbeiten auch Schadensfälle für die Versicherungsgesellschaft Allianz. Wir wenden uns an Schuldner unserer Geschäftspartner, wenn wir kümmern uns um Zahlungsrückstände, z.B. für Versicherungen, Krankenkassenbeiträge . Ale máme aj klientov, pre ktorých zabezpečujeme celý servis, od vystavenia faktúr alebo platobných avíz, ktoré posielame elektronicky, vrátane platobného linku s možnosťou platby cez platobnú bránu. Zároveň dokážeme takýmto klientom automaticky párovať platby, prípadne im pomôcť s reklamáciami platieb alebo služieb či tovaru. Takže poskytujeme dnes už komplexný servis.
Wie sieht das Forderungsmanagement für ein bestimmtes Unternehmen im B2B-Sektor im Detail aus?
Lassen Sie uns ein konkretes Beispiel nehmen. Heineken ist übrigens ein großes multinationales Unternehmen, mit dem wir seit vielen Jahren in Form eines Mandatsmanagements zusammenarbeiten.
Unser Geschäftspartner schickt uns eine Liste mit seinen Schuldnern. Wir bearbeiten die Liste, importieren sie in unser Inkassosystem und bestätigen dem Kunden den Beginn des Inkassoprozesses.
Die Schuldner werden zunächst per Post und E-Mail gemahnt und dann telefonisch kontaktiert. Das weitere Vorgehen ist sehr individuell, es hängt davon ab, welche Einstellung der Schuldner zu seinen Schulden hat, ob er an einer finanziellen Regelung (meist in Form von Ratenzahlungen) interessiert ist oder ob wir eine gemeinsame Lösung suchen.
Es gibt jedoch auch Schuldner, die sich weigern zu zahlen und die Kommunikation verweigern. Wenn eine Einigung mit dem Schuldner nicht zu einer erfolgreichen Zahlung der Schulden führt, informieren wir den Kunden, dass das außergerichtliche Verfahren leider erfolglos war.
In einem solchen Fall beschließt der Mandant in der Regel, den Rechtsweg zu beschreiten. Über unseren Anwalt bereiten wir die gerichtliche Klage vor. Aber unsere Arbeit hört damit nicht auf. CreditCall ist weiterhin das Bindeglied zwischen dem Kunden, dem Anwalt, dem Gericht und dem Schuldner. Solche Fälle enden oft in einem Vollstreckungsverfahren. Alle finanziellen Bewegungen werden in unserem System erfasst.
Wie unterscheidet sich die B2C-Forderungseinziehung?
Frühzeitiges Inkasso ist ein wirksames Mittel, um das entstehende Risiko unbezahlter Schulden auch für Privatpersonen zu vermeiden. Auf der Grundlage von Datenbanken unserer Kunden haben wir den Prozess und das System in zwei Hauptschritte unterteilt:
- Kontakt vor dem Fälligkeitsdatum: Kurz vor dem Fälligkeitsdatum der Rechnung (2-3 Tage) nimmt unser Inkassospezialist Kontakt mit dem Schuldner auf, um zu überprüfen, ob die Dienstleistung oder die Ware ordnungsgemäß geliefert wurde, ob die korrekte Rechnung eingegangen ist und ob wir daher eine Zahlung bis zum Fälligkeitsdatum erwarten können. Dieser Schritt schafft Raum, um alle potenziellen Probleme anzusprechen, die die Zahlung verhindern könnten, und ermöglicht eine rechtzeitige Reaktion, so dass wir zusammenarbeiten können, um zusätzliche Komplikationen zu vermeiden.
- Kontaktaufnahme nach dem Fälligkeitsdatum: Wenn die Forderung vom Schuldner nicht bezahlt wurde, nehmen wir 7 bis 14 Tage nach dem Fälligkeitsdatum Kontakt mit dem Schuldner auf, um den Grund für den Zahlungsverzug herauszufinden. Dabei ist es wichtig, ein offenes und konstruktives Gespräch zu führen, um die Situation zu klären und eine Lösung zu finden.
Ist es möglich zu vergleichen, ob es komplizierter oder im Gegenteil erfolgreicher ist, für den B2B- oder B2C-Sektor etwas durchzusetzen?
Hierauf gibt es keine einfache Antwort. Es mag den Anschein haben, dass es schwieriger ist, Forderungen im B2B-Bereich zu verwalten. Obwohl wir vom Kunden eine Liste mit Schuldnern und Ansprechpartnern erhalten, kommt es häufig vor, dass die angegebenen Personen nicht mehr für das Unternehmen arbeiten oder das Unternehmen umgezogen ist. Wir sind also auch Detektive und suchen nach neuen Ansprechpartnern. Es kommt häufig vor, dass Schuldnerunternehmen mehrere Schulden haben, sie schulden nicht nur Waren, sondern auch Mehrwertsteuer oder Sozial- oder Krankenversicherungen, und in einem solchen Fall haben die Schulden des Staates Vorrang vor „unseren“ Schulden.
Umgekehrt könnte man sagen, dass die Anrufe für Unternehmen ruhiger sind als die für Privatpersonen. Unsere Telefonistinnen und Telefonisten kommen mit Menschen in schwierigeren Lebenssituationen in Kontakt, die unsere Anrufe nicht willkommen heißen oder regelrecht darüber verärgert sind. In beiden Fällen müssen die Situationen jedoch ruhig angegangen werden, mit einem kühlen, aber einfühlsamen Kopf, der geduldig das Problem erklärt und dem Kunden hilft, eine Lösung zu finden.
Was sind die Vorteile eines professionellen Schuldenmanagements für unsere Kunden?
Das Outsourcing der Forderungsbeitreibung bietet eine Reihe von Vorteilen, die erheblich zur Optimierung der Finanzprozesse in jedem Unternehmen beitragen können. Ich möchte die wichtigsten Vorteile zusammenfassen und hinzufügen:
- Keine Vorabgebühren, nur erfolgsabhängige Provisionen: Der Kunde zahlt nur für die Ergebnisse unserer Arbeit, d.h. er hat kein finanzielles Risiko im Falle eines Misserfolgs. Dieses Zahlungsmodell bietet den Dienstleistern einen Anreiz, ihre Wiederherstellungsbemühungen zu maximieren.
- Psychologischer Effekt durch Dritte: Die Anwesenheit eines unabhängigen Callcenters kann dem Schuldner den Ernst der Lage signalisieren, was oft dazu führt, dass er seinen Verpflichtungen schneller und bereitwilliger nachkommt. Kreditnehmer neigen oft dazu, Zahlungen zu vermeiden, wenn sie das Gefühl haben, dass sie sich ohne Konsequenzen dazu verpflichten können.
- Globale Reichweite: In internationalen Geschäftsbeziehungen ist es wichtig, einen Partner zu haben, der Forderungen grenzüberschreitend eintreiben kann. Das erweitert die Möglichkeiten und erhöht die Erfolgschancen.
- Vermeidung von Überlastung der Mitarbeiter: Inkasso kann eine Quelle von Stress sein und erfordert Zeit, die unsere Kunden für andere strategische Bereiche des Unternehmens aufwenden können.
- Beschaffung zusätzlicher Informationen über den Schuldner: Während des Inkassoprozesses können wir wertvolle Informationen über Schuldner einholen, die unseren Kunden bei zukünftigen Geschäftsentscheidungen sowie bei potenziellen Gerichts- oder Vollstreckungsmaßnahmen helfen können.
- Regelmäßige Berichterstattung und Transparenz: Mit dem Online-Zugriff auf den Forderungsstatus und regelmäßigen monatlichen Berichten bieten wir einen ständigen Überblick über Ihre Finanzen. Auf diese Weise haben unsere Kunden einen vollständigen Überblick über den Erfolg ihres Inkassos und können ihren Finanzplan an die aktuelle Situation anpassen.
Die Auslagerung des Inkassos ist eine wirksame Strategie, die nicht nur die Erfolgsquote beim Einzug von Zahlungen erhöhen, sondern auch die finanzielle Gesamtleistung eines Unternehmens langfristig verbessern kann.
Ziehen wir auch ausländische Schulden ein?
Die Beitreibung von Forderungen aus dem Ausland ist ein komplexer Prozess, der ein gründliches Verständnis der lokalen Gesetzgebung, Sprachbarrieren und Geschäftspraktiken erfordert. Unser internationales Netzwerk von Partnerkanzleien ermöglicht es uns, auch diese Herausforderungen effektiv zu meistern.
Es ist wichtig, dass Sie alle verfügbaren Informationen über den Schuldner einholen, bevor Sie mit der Forderungseintreibung beginnen. Dazu gehören alle Kontaktinformationen wie Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Postanschriften. Unsere Priorität ist es, so schnell wie möglich Kontakt mit dem Schuldner aufzunehmen. Je schneller der Prozess eingeleitet wird, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit einer Zahlung.
Natürlich geht das nicht ohne erstklassige Mitarbeiter mit Fremdsprachenkenntnissen. Wir können die Kommunikation in Englisch, Deutsch, Ungarisch, Tschechisch, Rumänisch und Ukrainisch abdecken. Aber auch in unseren anderen Abteilungen, nicht nur im Bereich Inkasso und Beitreibung, haben wir sprachkundige Mitarbeiter.
